各研究生培养学院：

研究生学籍档案是指研究生入学至毕业过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是研究生在招生录取、报到入学、学习、毕业答辩、证书授予等一系列学习经历的有效凭证。根据教育部《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等法规要求，为确保我校2025届研究生学籍档案归档及时有效、规范完整，现将归档工作相关事宜通知如下：

一、归档范围

2025届毕业的全日制学术学位和专业学位硕士、非全日制专业学位硕士的学籍档案材料。

二、学籍档案内容

研究生学籍档案均采用纸质版原件，存入学校档案馆。（研究生人事档案材料是存入个人档案并寄送至用人单位、生源地机构或人才市场的，由党委研究生工作部组织整理）。

研究生录取登记表、培养计划、开题报告、中期考核表、实践表、论文评阅书、学位申请书等均是培养过程材料（详见附件1），在研究生学习过程中逐渐形成，其中录取登记表、毕业证书和学位证书复印件由研究生处整理归档；学位申请书（2份）和毕业生登记表（2份）要求研究生手写，毕业生成绩单及学籍表（3份）要求研究生毕业前结合我校研究生管理系统成绩单填写、打印、粘贴个人照片、确认签字交学院，学院收齐学位申请书、登记表和成绩单及学籍卡盖章后，统一到研究生处盖章。

三、学位论文答辩照片归档要求

本次学校归档要求采集学位论文答辩照片，根据学位论文答辩工作的相关通知，具体要求如下：

（1）学位论文答辩采集照片要求（含背景及照片内容要求）

答辩过程中对每个答辩人应至少拍3张5寸照片，一张为答辩过程中含答辩人、部分答辩委员会成员及条幅的照片，一张为答辩委员会主席宣读决议时照片（含答辩人），一张为答辩委员会成员及答辩人的合影。

（2）学位论文答辩采集照片打印粘贴要求

1.洗印照片粘贴在A4打印纸，距左侧边1-2厘米并排自上而下张贴（不要重叠张贴，保证粘贴结实），A4纸右下角填写“学号、姓名、学科领域、答辩时间、答辩地点”等信息。张贴模板（详见附件2）。

2.也可将照片直接打印在专用相纸上，A4纸尺寸，右下角打印上“学号、姓名、学科领域、答辩时间、答辩地点”。

四、归档要求

（一）研究生的档案工作由二级学院具体组织按照学校档案馆要求，每位应届毕业研究生档安应集中存放一个档案盒中（使用研究生处集中购置的档案盒），应将本人准备的存档材料认真检查好，按（附件3卷内目录）目录顺序整理好交所在学院，学院按照学号大小排序。学籍档案目录排序、编码和装盒，归档材料要求整理规范、内容齐全、签章完备、目录清晰，档案盒侧面的学生信息应完整无误。

（二）各学院要充分认识研究生档案的重要性，重视研究生档案归档工作，指定专人具体负责全程归档事宜，在规定时间内照要求完成本学院的归档工作。

五、档案验收和移交

（一）各学院研究生秘书将研究生学籍档案整理完毕后，填写“研究生学籍档案归档审核登记表”（详见附件4）。

寄送的研究生人事档案于当期校学位评定委员会会议结束后7天之内移交至本学院研究生秘书（辅导员），该档案袋封面信息务必用签字笔填写齐全，不允许打印粘贴。存入学校档案馆的研究生学籍档案，当期校学位评定委员会会议结束后7天之内移交至研究生处。研究生处核验无误后，统一移交至学校档案馆。

移交档案时，同时提交研究生学籍档案归档审核登记表（详见附件4），各类档案经交接双方核对无误，办理验收、移交手续。

（二）研究生处和相关工作人员按照归档要求进行验收，对于不符合要求的档案退回重整，待验收合格后方可办理正式移交手续。造成档案损坏、遗失等责任由档案负责人承担。

研究生处

2025年4月25日

（初审/王廷雨 复审/赵新亮 终审/李波）